Con más de 20 años de experiencia, ST Charters and Buses es una empresa líder en la industria de transporte terrestre en USA. Operando desde Houston, TX brinda una inigualable experiencia de servicio a familias, escuelas, iglesias, turistas y organizaciones públicas y privadas en viajes de placer y negocios dentro de todo Norte América.

Para ellos construimos el “Administrador de la Operación”, una aplicación que utiliza etapas de Business Intelligence para ayudar al COO y CCO en el seguimiento y análisis de información de los procesos comerciales y operativos de la empresa.

En la parte comercial el principal objetivo fue la creación de tableros de control que les permitieran obtener información del negocio de forma clara y oportuna, que les ayude en la toma de decisiones a corto plazo. Además de estandarizar la captura de datos y depurar la información histórica para incrementar la confiabilidad de la planeación de ventas de los próximos años.

En la parte operativa reforzar el proceso de cotización y venta de servicios, facilitar el seguimiento de la operación y automatizar los procesos internos y formatos de control de las diferentes áreas que comparten la misma base de datos.

Después de la implementación del “Administrador de la Operación” los procesos automatizados son más rápidos, eficientes y agilizan el flujo de información entre las áreas, además la estandarización de los procesos reduce el riesgo de error humano en la captura de datos y cálculos manuales.

Premisas de la aplicación

Para crear el “Administrador de la Operación” utilizamos programación en Visual Basic, con ella automatizamos diferentes actividades y cálculos que se realizan a través de los programas Microsoft Excel, Word y Outlook.

Estas son las premisas de seguridad y funcionalidad de la aplicación:

• ESTÁ INTEGRADA DENTRO DE MICROSOFT EXCEL EN LA BARRA DE ACCESOS DIRECTOS.
• EL ACCESO A LA APLICACIÓN SE REALIZA POR MEDIO DE USUARIO Y CONTRASEÑA.
• EL ARCHIVO ESTA ALOJADO EN EL ONE DRIVE DE LA EMPRESA.
• PERMITE EL ACCESO DE USUARIOS DESDE DIFERENTES UBICACIONES GEOGRÁFICAS.
• LA INFORMACIÓN Y LOS ARCHIVOS ESTAN PROTEGIDOS CON CONTRASEÑA.

Menú Principal

El menú principal está integrado por seis módulos: Clientes, Operaciones, Indicadores, Autobuses, Conductores y Mantenimientos.

Cada módulo contiene las funciones necesarias para alimentar, controlar, analizar y presentar la información de cada etapa del proceso, además de la opción para generar el respaldo de todos los archivos que componen el sistema con un solo clic.

Módulo de Clientes.

Este módulo tiene dos funciones principales:

• ADMINISTRAR LA BASE DE DATOS DE CLIENTES.
• ADMINISTRAR LA BASE DE DATOS DE USUARIOS. (Sólo para administradores)

Cada uno permite el alta, baja, cambios y consulta de los registros. La base de datos de clientes provee información a los siguientes procesos de la aplicación, por ejemplo para elaborar cotizaciones, el análisis de las ventas, enviar correos electrónicos a clientes, validar precios preferenciales, descuentos o requerimientos específicos de cada cliente o para consultar la información de contacto.

Módulo de Operaciones.

Es el módulo principal de la aplicación, permite al usuario capturar la información del proceso de venta y dar seguimiento de cada etapa de la operación.

Funciones Comerciales

• OPTIMIZAR LA CREACIÓN DE COTIZACIONES.
• VALIDAR DISPONIBILIDAD DE RECURSOS PARA OFRECER AL CLIENTE.
• EXPORTAR LAS COTIZACIONES EN FORMATO PDF Y DOC.
• ENVIAR COTIZACIONES POR EMAIL CON SOLO UN CLIC.

Funciones Operativas

• ASIGNAR RECURSOS HUMANOS Y MATERIALES A CADA SERVICIO.
• ADMINISTRAR LA PROGRAMACIÓN DE LOS RECURSOS.
• REGISTRAR EL INICIO Y FIN DE LOS VIAJES.
• CAPTURAR Y DAR SEGUIMIENTO A INCIDENCIAS OPERATIVAS.
• REGISTRAR COMENTARIOS DE LOS CLIENTES.
• CAPTURAR GASTOS DE VIAJE PARA CONTROL DE VIÁTICOS.

Módulo de Indicadores.

Permite el ACCESO DIRECTO A LOS TABLEROS DE CONTROL con los principales indicadores operativos y comerciales seleccionados por la empresa.

Cada tablero se EXPORTA EN FORMATO PDF y se almacena en carpetas predeterminadas de forma automática.

Módulo de Autobuses y Conductores.

Ayuda en la ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS HUMANOS Y MATERIALES para optimizar la operación y equilibrar la carga de trabajo entre los conductores y autobuses, permite:

• VISUALIZAR LA DISPONIBILIDAD Y PROGRAMACIÓN DE AUTOBUSES Y CONDUCTORES.
• GENERAR UN CALENDARIO MENSUAL DE SERVICIOS.
• REGISTRAR VACACIONES, PERMISOS, CAPACITACIONES DE LOS CONDUCTORES.
• VISUALIZAR AUTOBUSES Y CONDUCTORES EN OPERACIÓN DEL DÍA.
• REPORTAR EL DETALLE DE ACTIVIDADES POR AUTOBÚS O CONDUCTOR POR MES.

Módulo de Mantenimiento.

Agiliza la programación eficiente de los servicios de mantenimiento, permite:

• CAPTURAR Y DAR SEGUIMIENTO A SERVICIOS DE MANTENIMIENTO.
• ESTIMAR EL COSTO Y TIEMPO REQUERIDO PARA CADA MANTENIMIENTO.
• CONOCER LAS PARTES, REFACCIONES Y MATERIALES QUE SE REQUERIRÁN EN CADA SERVICIO.
• OPTIMIZAR EL MANEJO DE INVENTARIO DEL TALLER.
• GENERAR KARDEX DE MANTENIMIENTO PARA CADA AUTOBÚS.
• MANTENER EL HISTORIAL DE REPARACIONES.

EN RESÚMEN

Con el “Administrador de la Operación”, ST Charters and Buses cuenta con una herramienta que le permite tomar ventaja de varias etapas de Business Intelligence para explotar sus datos y optimizar su operación y productividad.

Los módulos operativos brindan información clave para mejorar la planeación de servicios, la distribución de la carga de trabajo, la planeación de mantenimientos y a mantener un inventario óptimo de partes y materiales en taller.

Los módulos comerciales ayudan a estandarizar la recolección de datos, agilizar los procesos de venta y brindan información esencial para el mejor aprovechamiento de los recursos y el tiempo disponible.

Todo construido como un traje a la medida basado en las herramientas de Microsoft Office.

Este documento sólo presenta un breve panorama de las funciones que integran la aplicación, si deseas conocer con mayor detalle alguna de ellas escríbenos!