El “Administrador Comercial” es una aplicación desarrollada en Microsoft Excel para operar y administrar un punto de venta de productos o servicios, en este caso boletos de autobús. Es un excelente ejemplo del uso de la programación para automatizar y explotar el manejo de información en procesos relacionados con las actividades de un punto de venta.

Características Generales.

El “Administrador Comercial” esta programado con Visual Basic y se encuentra integrado en la Barra de Accesos Directos de Microsoft Excel. Para ingresar a la aplicación es necesario el Usuario y Contraseña asignados previamente por el administrador.

Está conformado por siete módulos, diseñados para controlar cada etapa del proceso de venta y recolectar los datos necesarios para analizar la información.

Con la aplicación es posible:

• ADMINISTRAR LAS BASES DE DATOS DE PROVEEDORES Y PRODUCTOS.
• CONSULTAR Y ACTUALIZAR EL INVENTARIO EN TIEMPO REAL.
• HABILITAR LA DISPONIBILIDAD DE PRODUCTOS POR TEMPORADAS.
• REALIZAR Y REGISTRAR LA VENTA DE PRODUCTOS.
• GENERAR CORTES DE VENTA.
• VISUALIZAR TABLEROS DE CONTROL Y SEGUIMIENTO DE INDICADORES.
• CREAR CÓDIGOS QR con la información de la venta.
• ENVIAR MENSAJES SMS y correos electrónicos al cliente.

Los Usuarios registrados para la aplicación tienen acceso sólo a los módulos asignados por el administrador.

La aplicación permite el seguimiento a la puntualidad y asistencia de los usuarios mediante el registro del inicio o fin de turno de cada uno de ellos.

Módulos de Proveedores y Productos.

Esta diseñado para ADMINISTRAR LAS BASES DE DATOS DE PROVEEDORES Y PRODUCTOS O SERVICIOS. En este ejemplo, las empresas corresponden a los transportistas que realizan los viajes, mientras que los productos son los destinos a los que es posible realizar un viaje.

Módulo de Alta de Corridas.

Se utiliza para AGREGAR NUEVOS PRODUCTOS Y SERVICIOS AL INVENTARIO. En el ejemplo, el inventario de servicios corresponde a las corridas que ofrece cada empresa transportista.

Módulo para Activar Viajes.

Su función es HABILITAR LA DISPONIBILIDAD DE PRODUCTOS O SERVICIOS durante un determinado periodo de tiempo. En el ejemplo, los viajes se ponen a la venta por temporadas o por diferentes días de la semana, además se capturan precios por tipo de pasajero, cantidad de asientos disponibles por autobús o el tipo de corrida.

Módulo de Venta de Boletos.

REALIZA EL PROCESO DE VENTA de boletos de autobús mediante las siguientes funciones:

• Consulta el Inventario disponible de viajes y asientos disponibles.
• Presenta el diagrama del autobús para la selección de asiento.
• Captura los datos del pasajero y reserva el asiento elegido.
• Muestra el precio de venta registrado y permite modificar descuentos e impuestos.
• Actualiza el inventario de asientos disponibles al concluir la venta.

Funciones especiales:

Dentro de las funciones adicionales para la venta, la aplicación:

• GENERA UN CÓDIGO QR CON LOS DATOS DEL VIAJE Y EL PASAJERO.
• EXPORTA EL BOLETO DEL PASAJERO EN FORMATO PDF.
• ENVÍA EL BOLETO AL CLIENTE POR EMAIL DE FORMA AUTOMÁTICA.
• ENVÍA AL CLIENTE UN MENSAJE SMS CON LA CONFIRMACIÓN DE LA COMPRA.
• PERMITE REALIZAR CANCELACIONES Y REGISTRAR REEMBOLSOS.

Módulo de Cortes de Venta.

Esta diseñado para CONSULTAR Y EXPORTAR CORTES DE VENTA por turno, día o ejecutivo.

Módulo de Reportes e Indicadores

GENERA LOS TABLEROS DE CONTROL Y SEGUIMIENTO que definió el administrador, esta información permite:

• Evaluar la efectividad en ventas de los ejecutivos.
• Identificar turnos, dias y horarios de mayor o menor venta.
• Clasificar productos por nivel de demanda.
• Dar seguimiento a tendencias en las formas de pago preferidas por los clientes.
• Conocer la venta por día, mes, turno o ejecutivo.
• Validar el cumplimiento del presupuesto por día, mes, turno o ejecutivo.
• Desplegar un calendario de salidas y asientos disponibles por día.
• Generar un reporte de asistencia y puntualidad por ejecutivo.

EN RESÚMEN

El “Administrador Comercial” muestra diferentes posibilidades y beneficios de implementar un sistema de control y análisis de datos para un punto de venta de una empresa, por ejemplo:

Implementar una aplicación como el “Administrador Comercial” para los puntos de venta de una empresa permite tener un control eficiente de la operación y facilita el análisis de la información de forma ágil, práctica y oportuna. Además de otros grandes beneficios como:

• Controlar la información de proveedores, productos, inventarios.
• Consultar y actualizar su disponibilidad de productos en tiempo real.
• Tener comunicación con clientes por mensajes SMS y correo electrónico.
• Evaluar la rentabilidad y el desempeño de vendedores.
• Registrar asistencia y puntualidad de empleados.
• Generar información estadística de las ventas.

Todas las funciones y módulos que conforman al “Administrador Comercial” pueden ser personalizadas de acuerdo al proceso de venta, producto, servicio ó información que requiera su negocio.

Este documento sólo presenta una breve explicación de las funciones que integran la aplicación, si deseas conocer con mayor detalle alguna de ellas, por favor envíanos un mensaje en el formato de Contacto o por medio de nuestra cuenta de Twitter.